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专业服务,提升文件管理生产力

软件与管理

发布时间:2013-10-23    来源: 鸿康达人     点击:111次

  文件管理外包服务对办公效率的提升,依托专业文件管理软件 杭州鸿康的文件管理外包服务,在帮助客户节约文件处理成本的同时,还能使客户的办公效率得到明显的提升。提升硬件系统的性能并完善其功能杭州鸿康在实施文件管理外包服务后,将根据对客户人员布局、办公环境、文件处理需求等方面的深入调研,对客户的文件处理系统,包括打印机、复印机、传真机、一体机等,进行系统的整合优化,将部分效能差、生产力低、使用成本高的设备更换为新型的设备。在这一过程中,客户的文件处理硬件系统的性能通常会得到明显的提升,包括:

  1.设备性能提升,原先性能差、生产力低的老旧设备被更换为新型的高性能设备,速度快、产能高;

  2.设备功能得到较大的完善,具备扫描、复印、A3幅面输出、自动双面打印等功能的设备数量大幅增加,并可根据需要增配自动装订器等装置,提高日常办公中的文件处理效率;

  3.设备的网络连接率大幅提升;

  4.客户将能够在可管理的前提下,向员工提供更多的彩色处理设备。

  可以看到,在实施文件管理外包服务前后,客户硬件系统的功能与性能都得到很大的改善。但值得注意的是,上述改善并不需要客户花费更多的开支;由于文件管理外包服务对客户文件处理系统的整合优化,客户是在实现总体费用比以往更节约的同时,获得上述的性能提升。 通过专业化团队的管理提升客户的文件处理效率 打印机、复印机等文件处理设备是客户每天都要频繁使用的办公设备,对实际的办公效率影响很大。通过杭州鸿康的专业技术服务团队,客户的文件处理系统将能够以更高的效率运行,客户本身也能够获得更高的文件处理效率。具体包括: 

  1.杭州鸿康的专业技术服务体系能够以更快的速度修复故障设备,并根据情况快速部署备机或启动应急方案,从而减少设备故障对客户办公效率的影响;

  2.通过日常的巡检以及专业的维保技术,设备的工作状态改善,故障率、宕机率大幅下降,零故障运行时间明显增加,从而进一步减少设备故障的影响;

  3.杭州鸿康可以根据客户需要,在客户现场部署进驻式图文处理中心,应对大批量作业,从而提高客户在高强度环境下的文件处理能力,提高处理速度。 通过文件生命周期管理软件优化文件处理流程并提升文件管理与流转效率 随着企业内部信息总量的快速膨胀,信息的管理日益复杂,对文件采集、分发、存储、检索、流转、共享、输出等文件生命周期各环节的管理要求不断提升,传统的文件管理模式已经远远不能满足现代企业办公的需要。客户需要加强对文件生命周期各个环节的管理,使文件信息流转与业务流程充分契合,进一步提升办公效率,这是未来企业信息管理的重要趋势。

  实施文件管理外包服务后,杭州鸿康在根据客户需要优化其文件处理硬件系统的同时,也将根据对客户文件处理流程的深入理解,以及所掌握的文件生命周期管理软件技术,对客户的文件处理流程进行优化,并通过各种文件管理软件的部署与应用,提升客户的文件管理与流转效率。

  目前,杭州鸿康所能提供的解决方案,既包括从国外导入的处于国际领先地位的先进管理软件,如电子文档采集与分发软件eCopy、文档管理和记录管理软件Laserfiche、文件输出计费软件Equitrac、企业内容管理软件EMC Documentum等。上述解决方案已经能够有效地覆盖客户的文件采集、分发、存储、检索、流转、共享、输出等各个文件生命周期的管理环节。

  增强文件处理环节与企业业务流程/办公流程的集成 通常来说,在企业内部同时运行着两大流程体系。一为业务流程,即企业的核心业务的流转;一为办公流程,即日常的办公流转,如费用报销、办公资源申请等等。这两大流程体系的运转过程中都会需要大量的各类信息,同时也会产生大量的各类信息。包括文档在内的各类信息能否及时、高效、准确地提供给上述流程中的各个环节,并及时地收集流程中所产生的各类信息,是企业的业务流程与办公流程能否高效运转的关键因素。

  实施文件管理外包服务后,杭州鸿康将基于对客户的深入了解,通过流程的优化以及文件管理软件的部署,使文件处理环节与企业的业务流程/办公流程紧密契合,高效地实现文档与各类信息的提供与收集,从而进一步提高企业的办公效率。

 
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