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专业服务,提升文件管理生产力

平衡效率成本

发布时间:2013-10-23    来源: 鸿康达人     点击:130次

  文件外包服务方式,帮助企业“平衡效率成本” 。

  所谓“平衡效率成本”,就是帮助企业如何更好地控制文件流程,在提升效率的同时,更合理地管控办公成本。杭州鸿康提供“全面文件外包”服务模式,将为用户创造独特的价值。

   根据国际外包协会统计,世界500强企业中85%以上全部或部分采用文件外包模式,用以提高文件处理效率并降低成本。权威机构分析,有效实施文件解决方案和外包服务,能够帮助企业降低文件处理成本10%—25%。随着国内市场的逐步成熟,越来越多地国内企业、政府部门也开始关注并采用文件外包的服务模式,一种更为高效、节约的全面文件外包商业模式应势发展。

   杭州鸿康可以为企业提供“全面文件外包”服务模式,其中包括设备优化配置、按需打印、全面维保等。采用这种驻场服务与现场技术人员零响应时间支持,保证了企业业务运行的不间断性,从而大大减少了人力、财力。据统计,采用这项服务模式不仅可以大大节约设备购置成本,且单张输出成本也下降了15%以上,帮助企业缔造节约而高效办公的良好环境。

   杭州鸿康的全面文件外包解决方案及服务不仅协助各种类型用户,包括政府及大型企业等有效地提高办公效率、减少办公投入与费用、节约纸张、能源和时间,而且通过固体废弃物的再利用,实现了对环境的保护。在中国,石油、电信、制造业等各行业都面临着融入全球经济体系的巨大挑战,选择包括IT外包服务和文件外包服务在内的更多种类外包服务,将成为众多中国企业乃至政府部门适应全球化竞争形势、确立自身核心竞争力、加速前进步伐而做出的必然选择。杭州鸿康作为一家专业办公信息系统服务提供商,将成为这一产业的主流竞争者和企业最佳合作伙伴。 如何能让这个过程中的成本得到有效降低的保证,让我们先来了解一下“文件生命周期”的概念吧。

  在企业的日常运作中,除了以数据库形式存在的结构化信息之外,还会产生大量以纸张文件为代表的非结构化信息,如审批签字文件、证明文件、往来传真、报价单、标书、合同、表格、档案等。这些纸张文件在企业的内部信息组成中占据了非常重要的位置,但传统的纸张文件管理面临许多难以克服的问题,如不易存储、备份、检索,传递速度慢且效率低,容易被窃取且难以追踪等。文件生命周期管理系统即是提高文件管理效率的有效平台。 文件生命周期是指从文件的生成/采集开始,涉及对该文档的管理、使用及输出/归档处理的完整过程:包括文件生成/采集为电子文档,分发到指定的接受方或目的地,存储、检索、根据流程在企业内部高效、安全的流转,实现信息管理与共享,最后通过打印/复印/电子归档等形式输出,从而形成的一个完整的文件生命周期管理过程。

  文件生命周期管理是文件管理外包服务的重要组成部分。传统的文件管理外包服务以针对文件输出环节(打印/复印)的管理为主,但随着客户需求的不断发展成熟,以及文件管理外包服务商在长期服务过程中对客户文件流程的与相关需求的深入理解,文件管理外包服务可以从输出环节不断延伸到文件采集、分发、存储、检索、流转、共享、归档等其他文件生命周期管理环节,从而为客户提供更加整合的解决方案,以及更为高效的服务。

  在文件生命周期管理的各个环节中,将充分应用针对纸张文件、图表、影像、录音、网页、电子邮件、图纸、合同、票据等各种非结构化数据的管理手段,并根据客户需要部署各种企业内容管理解决方案。

 
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